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Dienstreise privat verlängern
März 27, 2025
Man kann an eine Dienstreise noch problemlos einige Urlaubstage dranhängen – und der Chef zahlt sogar noch die Flüge. So funktioniert es.
Bleisure Travel verbindet Arbeit mit Urlaub
Bleisure Travel ist eine Wortzusammensetzung aus dem englischen Business und Leisure – also Geschäft und Freizeit. Und gerade jüngere Menschen fördern diesen Trend, lassen die Grenzen zwischen Job und Freizeit so weiter verschwimmen. Das liegt vor allem daran, dass sich die Arbeitswelt in den letzten Jahren stark gewandelt hat und der Job nicht mehr bloß aus purem Status besteht, für den man bereit ist, sich aufzuopfern.
Doch was genau bezeichnet ein solcher Bleisure Travel? Die Definition ist bislang recht schwammig, scheint dieser Trend ein recht Neuer zu sein. Grundsätzlich kann man aber sagen: Wann immer Dienstreisen mit Freizeit fusionieren, kann von Bleisure Travel gesprochen werden. Und seit 2009 ist Bleisure Travel sogar rechtens, wie der Bundesfinanzhof beschlossen hat.
Bleisure Travel – der neue Reisetrend
Immer mehr Arbeitgeber nehmen diese Sichtweise ein und erkennen die Vorteile dieser Vermischung: Gesteigerte Produktivität und entspannteres Reisen sind dabei nur zwei Pluspunkte. Das finden beide Parteien gut.
Eine Studie aus 2014 besagt, dass 83% aller Dienstreisenden die Zeit in einer neuen Stadt auch dafür nutzen, sich diese anzuschauen.
Reine Geschäftsreisen treten zunehmend in den Hintergrund.
Nahmen früher eher Topmanager die Möglichkeit wahr, das Nützliche mit dem Privaten zu verbinden, sind es zurzeit eher die Dreißigjährigen und jüngere. So macht diese Altersgruppe ganze 36% aus, wohingegen 40- und 50-Jährige gerade mal 18% betragen.
Doch wo hört bei einer Dienstreise der geschäftliche Teil auf und wo genau beginnt die Freizeit? Wenn man Freizeit als Zeit definiert, die selbstbestimmt geplant wird, dann gehört ein ausgiebiges Mittagessen im Szenerestaurant ohne Geschäftspartner oder Kunden bereits zur Freizeit. Doch Bleisure Travel geht noch einen Schritt weiter.
Dienstreise und Urlaubstage
Man kann problemlos Urlaubstage an eine Dienstreise anhängen. Dies muss aber unbedingt transparent geschehen, indem der Arbeitgeber rechtzeitig darüber informiert wird. Ansonsten werden seine Interessen laut Arbeitsrecht missbraucht, was natürlich nicht in Ordnung ist und negative Konsequenzen mit sich bringt.
Wurde vor einigen Jahren das Anhängen von Urlaubstagen an eine Dienstreise eher als negativ betrachtet, genießt diese Art der Vermischung heute ein positives Ansehen. Solange das alles nachvollziehbar vonstattengeht, braucht man nichts zu befürchten. Die allgemeine Mentalität in Sachen Arbeit hat sich nun mal verändert und davon profitieren in diesem Zusammenhang besonders Angestellte und Freiberufler. Wachsende Mobilität, Digitalisierung und nicht zuletzt die Globalisierung haben diese Entwicklung vorangetrieben.
Daraus resultierte eine klassische Win-win-Situation. Der Arbeitgeber hat einen zufriedeneren sowie effizienteren Angestellten und der Arbeitnehmer hetzt nicht mehr von Dienstreise zu Dienstreise ohne dabei das Ausflugsziel zu sehen.
Dienstreise privat verlängert – Das muss beachtet werden
Eine Dienstreise privat zu verlängern ist auf dem Papier nicht schwierig, dennoch müssen unbedingt einige Punkte beachtet werden, die vor allem dem Finanzamt wichtig sind.
- Der geschäftliche Teil der Dienstreise lässt sich trotz privater Verlängerung steuerlich absetzen.
- Wird die Geschäftsreise privat um einige Tage verlängert, sind die gemeinsamen Kosten in einen privaten und einen dienstlichen Teil aufzuteilen. Zu diesen gemeinsamen Kosten zählen beispielsweise die Flüge.
- Hotel- und Verpflegungskosten sollte man sich getrennt ausstellen lassen, dann sind die dienstlichen Kosten zu 100% absetzbar. Ausnahmen: Wenn die private Verlängerung für keine Extrakosten sorgt, übernimmt der Arbeitgeber diese in der Regel. Wenn der Aufenthalt aber dienstlich verlängert wird, weil der Rückflug zwei Tage später günstiger ist, trägt der Arbeitnehmer zusätzlich die Kosten für die Verpflegung.
- Wenn man hingegen im Urlaub einen Kundentermin wahrnimmt, kann höchstens eine Sonderfahrt mit entsprechender Tagespauschale als Betriebsausgabe angegeben werden, wenn der dienstliche Teil nicht mehr als 10% beträgt.
- Wenn während einer Dienstreise ungeplante freie Tage entstehen, gelten diese Tage nicht als Urlaub und können zu 100% in der Reisekostenabrechnung angegeben werden. Auch wenn der Arbeitnehmer diese Tage für seine Freizeit nutzt.
- Sollte man eine Begleitperson wie seinen Partner auf eine Dienstreise mitnehmen, muss der Arbeitgeber nicht für das Doppelzimmer o. ä. aufkommen. Hier rät es sich, Vergleichsangebote vom Hotel einzuholen, in dem die alternativen Kosten aufgelistet sind. Dasselbe gilt für alle anderen Ausgaben wie Verpflegungskosten.
- Bei einer vermischten Reise – also bei einem Bleisure Travel – sollten alle Belege gesammelt oder vom Reisenden dokumentiert werden. Am besten man verwendet getrennte Kreditkarten für unterschiedliche Kosten oder zahlt Privates direkt in bar. Am Ende der Reise sollten alle Ausgaben eindeutig zugewiesen sein.
- Wird die Reise privat um weniger als 5 Tage verlängert, wird die Reisekostenvergütung so berechnet, als hätte nur die Dienstreise ohne private Verlängerung stattgefunden.
- Wird die Reise privat um mehr als 5 Tage verlängert, werden nur die unmittelbar zusätzlichen Fahrtauslagen erstattet. Im Vordergrund steht dann, egal wie lange die Dienstreise ging, das private Vergnügen.
